Privacyverklaring – DS Templates
Versie: 30-06-2025
1. Bedrijfsgegevens
DS Templates B.V.
Ellen Pankhurststraat 15
5032 MD Tilburg, Nederland
security@digitalsignage-templates.com
www.digitalsignage-templates.com
KVK: 90715713
BTW: NL865426387B01
2. Aard van de dienstverlening en verwerking
DS Templates biedt digital signage-software en contentoplossingen, waaronder:
- Een platform voor het maken van content (DS Templates)
- Een digital signage-systeem (DS Templates)
- Optionele integraties met ERP-, agenda- en HR-systemen
De verwerking kan het volgende omvatten:
- Het tonen van persoonsgegevens op schermen (bijv. namen, verjaardagen, aanwezigheid)
- Het koppelen aan externe systemen via API
- Het beheren van gebruikersaccounts en subgebruikers binnen DS Templates
- Het afhandelen van support- en administratieve gegevens
3. Rol onder de AVG
In de meeste gevallen:
- Klant = Verwerkingsverantwoordelijke
- DS Templates = Verwerker
Wij handelen uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de verwerkingsverantwoordelijke en bepalen niet het doel of de middelen van de verwerking.
4. Categorieën betrokkenen
Afhankelijk van de toepassing:
- Medewerkers van de klant
- Bezoekers of gasten (indien getoond op schermen)
- Beheerders/gebruikers van het DS Templates-platform
5. Verwerkte categorieën persoonsgegevens
Typische voorbeelden zijn:
- Namen
- Functietitels of afdelingen
- Agenda-items (bijv. verjaardagen of evenementen)
- Foto’s (indien geüpload door de klant)
- E-mailadressen (alleen voor accounttoegang)
- IP-adressen (via het platform)
6. Rechtsgrondslag (voor DS Templates als verwerkingsverantwoordelijke)
Wanneer wij gegevens verwerken als verwerkingsverantwoordelijke (bijv. voor support, facturen, CRM):
- Gerechtvaardigd belang
- Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst
- Wettelijke verplichting (bijv. financiële administratie)
- Toestemming (bijv. nieuwsbrief)
7. Beveiligingsmaatregelen
Wij hanteren beveiligingsmaatregelen die voldoen aan de industriestandaard, waaronder:
- TLS-versleutelde communicatie
- Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC)
- Veilige opslag en toegangslogging
- Multifactorauthenticatie (waar beschikbaar)
- Versleutelde back-ups
Een volledig beveiligingsoverzicht is op verzoek beschikbaar.
8. Bewaartermijnen
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Platformgebruik en accounts | Max. 2 jaar bij inactiviteit of op verzoek |
| Supportcommunicatie | Max. 2 jaar na afsluiting |
| Financiële gegevens | 7 jaar (wettelijke verplichting) |
| Persoonsgegevens getoond op schermen | Volgens instructie van de verwerkingsverantwoordelijke |
9. Subverwerkers
Wij schakelen de volgende subverwerkers in op basis van AVG-conforme overeenkomsten:
| Leverancier | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Op verzoek | Hostinginfrastructuur | EU |
| Op verzoek | Webhosting | NL |
| Op verzoek | CRM & supporttickets | EU |
Aanvullende subverwerkers kunnen worden toegevoegd na voorafgaande kennisgeving en met passende waarborgen.
10. Doorgifte van gegevens
Wij dragen geen persoonsgegevens over buiten de EU zonder:
- Passende waarborgen (bijv. EU-modelcontractbepalingen)
- Voorafgaande kennisgeving indien wettelijk vereist
11. Datalekkenbeleid
DS Templates hanteert een formeel datalekprotocol. Bij een incident waarbij jouw gegevens betrokken zijn, zullen wij:
- Je zo snel mogelijk informeren
- Relevante details en herstelmaatregelen verstrekken
- Ondersteuning bieden bij melding aan de toezichthouder waar nodig
12. Google Agenda-integratie (indien van toepassing)
Voor klanten die de optionele Google Agenda-integratie gebruiken:
- Wij vragen alleen-lezentoegang aan via veilige OAuth
- Tokens worden versleuteld en veilig opgeslagen
- Er worden geen gegevens gedeeld met derden
- Toegang kan op elk moment worden ingetrokken via de Google-instellingen
13. Uitoefenen van rechten van betrokkenen
Betrokkenen dienen contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke (de klant). DS Templates ondersteunt verzoeken met betrekking tot:
- Inzage
- Correctie
- Verwijdering
- Export
14. Verwerkingsregister
DS Templates houdt een intern register bij conform artikel 30 van de AVG. Op verzoek beschikbaar voor audits of DPIA’s.
15. Contact voor privacyzaken
Voor alle privacygerelateerde vragen, gegevensverzoeken of beveiligingsincidenten: